Как автоматизация фулфилмента помогает интернет-магазину обрабатывать больше заказов без расширения штата

Рост количества заказов — одна из главных целей интернет-магазина. Но вместе с продажами увеличивается и объём операционной работы: нужно принимать товар, контролировать остатки, собирать заказы, печатать этикетки, упаковывать отправления и передавать их в доставку.

На определённом этапе существующей команды перестаёт хватать. Предпринимателю приходится нанимать дополнительных кладовщиков, увеличивать складскую площадь и тратить больше времени на контроль процессов.

Один из способов решить эту проблему — автоматизация фулфилмента.

Автоматизированный фулфилмент позволяет сократить количество ручных операций, ускорить обработку заказов и снизить количество ошибок. В результате интернет-магазин может увеличивать объём продаж без пропорционального расширения штата.

Что такое автоматизация фулфилмента

Автоматизация фулфилмента — это использование программных систем, оборудования и интеграций для управления складскими и логистическими процессами.

Вместо того чтобы сотрудники вручную переносили информацию между интернет-магазином, складом и службами доставки, данные передаются автоматически.

В зависимости от уровня автоматизации система может контролировать:

• поступление товара;
• складские остатки;
• размещение продукции;
• поступление заказов;
• комплектацию;
• маркировку;
• упаковку;
• отгрузку;
• доставку;
• возвраты.

Главная задача автоматизации — убрать из процесса повторяющиеся ручные действия и оставить сотрудникам только те операции, которые действительно требуют участия человека.

Почему ручная обработка заказов перестаёт работать при росте продаж

Представим интернет-магазин, который получает 50 заказов в день.

Сотрудник может вручную проверить каждый заказ, найти товары на складе, собрать отправление и оформить доставку.

Но если количество заказов вырастает до 500 в день, прежняя схема начинает создавать проблемы.

Увеличивается:

• количество ручных операций;
• нагрузка на сотрудников;
• вероятность ошибок;
• время обработки заказов;
• потребность в контроле;
• стоимость одного заказа.

При этом увеличение штата не всегда решает проблему.

Если процесс организован неэффективно, дополнительные сотрудники просто выполняют те же лишние действия в большем количестве.

Поэтому при масштабировании важно автоматизировать сам процесс, а не только увеличивать число людей.

WMS как основа автоматизированного склада

Одним из основных инструментов автоматизации является WMS — Warehouse Management System, то есть система управления складом.

WMS хранит информацию о товарах и их местонахождении, формирует задания для сотрудников и помогает контролировать движение продукции.

Например, после поступления новой партии система может определить, где разместить товар. Когда поступает заказ, сотрудник получает задание на комплектацию и видит, в каком месте находится необходимая позиция.

В результате работнику не приходится самостоятельно искать товар по всему складу.

WMS особенно полезна при большом количестве SKU, когда запомнить расположение всех позиций практически невозможно.

Автоматическая передача заказов

Один из самых простых способов ускорить фулфилмент — интегрировать складскую систему с интернет-магазином.

После оформления заказа информация автоматически поступает в систему фулфилмента.

Сотруднику не нужно:

1. открывать сайт;
2. переписывать данные заказа;
3. переносить адрес;
4. указывать состав отправления;
5. вручную создавать накладную.

Система получает необходимые данные автоматически.

Это сокращает время обработки и снижает вероятность ошибок при переносе информации.

Автоматическое управление остатками

Для интернет-магазина важно в любой момент знать, сколько товара доступно для продажи.

Если данные о складских остатках обновляются вручную, может возникнуть ситуация, когда магазин продолжает продавать товар, которого фактически уже нет.

Автоматизированная система синхронизирует остатки между складом и каналами продаж.

После списания товара количество продукции обновляется в системе, а информация может передаваться обратно в интернет-магазин или маркетплейс.

Это особенно важно для бизнеса с большим ассортиментом и несколькими каналами продаж.

Штрихкодирование и сканирование

Штрихкодирование позволяет автоматизировать контроль движения товара.

Каждой позиции присваивается код, который сотрудник сканирует на разных этапах работы.

Например:

приёмка → размещение → комплектация → упаковка → отгрузка.

Система проверяет, что сотрудник работает именно с тем товаром, который указан в задании.

Если выбран неправильный артикул, система может сразу сообщить об ошибке.

Это значительно снижает вероятность пересорта и неправильной комплектации.

Автоматизация комплектации

Комплектация — один из самых трудоёмких этапов фулфилмента.

При ручной работе сотрудник получает список товаров и самостоятельно ищет каждую позицию.

Автоматизированная система может сформировать оптимальный маршрут по складу.

Например, если в одном заказе находятся пять товаров из разных зон, система определяет последовательность их сбора таким образом, чтобы сотруднику не пришлось несколько раз проходить один и тот же участок.

При большом количестве заказов даже небольшое сокращение пути сотрудника может дать существенную экономию времени.

Групповая комплектация

При большом объёме заказов можно использовать технологию batch picking — групповую комплектацию.

Вместо того чтобы собирать каждый заказ отдельно, сотрудник одновременно собирает товары для нескольких заказов.

Например, если 20 покупателей заказали один и тот же популярный товар, сотрудник может забрать необходимое количество единиц за один проход.

После этого товары распределяются по конкретным заказам.

Такой подход сокращает количество перемещений по складу и повышает производительность сотрудников.

Автоматизация упаковки

После комплектации заказ необходимо упаковать.

Система может автоматически передавать оператору информацию о:

• составе заказа;
• количестве товаров;
• размере упаковки;
• способе доставки;
• необходимых этикетках.

На крупных складах дополнительно используются автоматические или полуавтоматические упаковочные линии.

Они позволяют ускорить подготовку большого количества отправлений и уменьшить объём ручной работы.

Для небольшого интернет-магазина полноценная автоматическая линия может быть избыточной. Но даже автоматическая печать этикеток и стандартизация упаковки способны заметно ускорить процесс.

Автоматическая печать этикеток

Этикетки и сопроводительные документы могут формироваться непосредственно из системы.

Сотруднику не нужно вручную искать нужный заказ и печатать документы по одному.

После завершения комплектации система формирует необходимую этикетку, а сотрудник наносит её на отправление.

Это особенно важно при работе с большим количеством заказов, когда ручная печать создаёт дополнительный риск ошибок.

Интеграция со службами доставки

После упаковки заказ должен попасть в логистическую систему.

Автоматизация позволяет передавать данные перевозчику без повторного ввода информации.

Система может автоматически:

• создать отправление;
• получить трек-номер;
• сформировать транспортную этикетку;
• передать данные о заказе;
• обновить его статус.

После этого информация о доставке возвращается в систему интернет-магазина.

Покупатель получает актуальный статус заказа без участия сотрудника магазина.

Автоматизация возвратов

Возвраты также можно включить в автоматизированный процесс.

После поступления возвращённого товара сотрудник сканирует его код, а система определяет дальнейшее действие.

Например:

• вернуть товар в продажу;
• отправить на проверку;
• направить на переупаковку;
• списать;
• вернуть владельцу.

Это позволяет избежать ситуации, когда возвращённый товар физически находится на складе, но в системе продолжает числиться в неопределённом статусе.

Как автоматизация влияет на количество сотрудников

Главный эффект автоматизации заключается не обязательно в сокращении уже существующего персонала.

Гораздо важнее то, что рост количества заказов не требует пропорционального роста штата.

Допустим, пять сотрудников обрабатывают 1 000 заказов в месяц.

Если магазин увеличивает продажи до 2 000 заказов, без автоматизации может понадобиться ещё несколько сотрудников.

После внедрения автоматизации производительность каждого работника может увеличиться. В результате те же пять человек способны обработать существенно больший объём.

Таким образом, бизнес получает возможность расти без постоянного увеличения расходов на персонал.

Какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь

Не обязательно сразу внедрять сложную автоматизированную систему.

Лучше начинать с операций, которые выполняются чаще всего и занимают больше всего времени.

Первый уровень — учёт

Автоматизируйте:

• складские остатки;
• поступления;
• списания;
• перемещения;
• заказы.

Второй уровень — комплектация

Внедрите:

• штрихкодирование;
• сканеры;
• электронные задания;
• оптимизацию маршрутов сотрудников.

Третий уровень — отгрузка

Автоматизируйте:

• печать этикеток;
• создание отправлений;
• передачу данных перевозчику;
• обновление статусов.

Четвёртый уровень — аналитика

Система должна показывать:

• количество обработанных заказов;
• скорость комплектации;
• ошибки;
• остатки;
• производительность сотрудников;
• возвраты.

На основе этих данных можно находить узкие места и постепенно улучшать процесс.

Автоматизация не заменяет сотрудников полностью

Важно понимать, что автоматизация фулфилмента не означает полное отсутствие людей на складе.

Даже высокоавтоматизированный склад требует сотрудников для:

• приёмки товара;
• контроля качества;
• работы с нестандартными заказами;
• упаковки;
• обработки возвратов;
• обслуживания оборудования.

Задача автоматизации заключается в другом — сократить количество ненужной ручной работы и повысить производительность сотрудников.

Один работник должен выполнять больше полезных операций за то же время.

Когда автоматизация становится особенно выгодной

Автоматизация наиболее заметно окупается, когда количество заказов становится достаточно большим.

Признаками необходимости автоматизации могут быть:

• сотрудники постоянно не успевают обрабатывать заказы;
• увеличивается количество ошибок;
• остатки приходится проверять вручную;
• заказы передаются между системами вручную;
• сотрудники много времени тратят на поиск товара;
• растёт количество возвратов;
• бизнес планирует существенное увеличение продаж.

Если магазин обрабатывает несколько десятков заказов в месяц, сложная WMS может быть неоправданной.

Но при сотнях и тысячах заказов автоматизация уже может существенно изменить экономику склада.

Как оценить эффективность автоматизации

Перед внедрением системы необходимо определить текущие показатели.

Например:

• сколько заказов обрабатывается за день;
• сколько времени занимает один заказ;
• сколько сотрудников участвует в процессе;
• сколько возникает ошибок;
• сколько стоит обработка одного заказа;
• сколько времени занимает приёмка;
• сколько времени занимает комплектация.

После внедрения те же показатели можно сравнить.

Главные результаты, на которые стоит смотреть:

Производительность. Сколько заказов обрабатывает один сотрудник.

Скорость. Как быстро заказ проходит путь от поступления до отгрузки.

Точность. Как часто возникают ошибки комплектации.

Стоимость. Сколько стоит обработка одного заказа.

Масштабируемость. Какой дополнительный объём заказов способен обработать существующий штат.

Фулфилмент-оператор и автоматизация

Автоматизация особенно полезна, если складские операции выполняет сторонний фулфилмент-оператор.

В этом случае интернет-магазину не приходится самостоятельно покупать складское оборудование и внедрять WMS.

Оператор уже располагает инфраструктурой и использует её сразу для нескольких клиентов.

При выборе фулфилмент-центра стоит узнать:

• какая WMS используется;
• есть ли API;
• какие интеграции доступны;
• используется ли штрихкодирование;
• как контролируется комплектация;
• можно ли отслеживать остатки онлайн;
• какие отчёты доступны клиенту.

Это позволяет оценить не только цену услуг, но и технологический уровень оператора.

Как автоматизация помогает масштабировать бизнес

Главный эффект автоматизации проявляется при росте продаж.

Без автоматизации увеличение заказов обычно приводит к последовательному росту:

больше заказов → больше ручной работы → больше сотрудников → больше расходов.

При автоматизации зависимость может быть другой:

больше заказов → выше загрузка существующей системы → увеличение производительности → значительно меньший рост расходов.

Именно поэтому автоматизация становится не просто инструментом сокращения затрат, а основой масштабирования интернет-магазина.

Итог

Автоматизация фулфилмента позволяет интернет-магазину обрабатывать больше заказов без пропорционального увеличения штата.

Интеграции, WMS, штрихкодирование, автоматическая печать этикеток, электронные задания и системы управления складом сокращают количество ручных операций и помогают контролировать каждый этап движения товара.

При этом автоматизировать всё сразу необязательно. Начинать стоит с процессов, которые создают наибольшую нагрузку: учёта остатков, комплектации, маркировки и передачи заказов в доставку.

Для небольшого магазина достаточно базовой автоматизации. По мере роста объёма заказов можно внедрять более сложные инструменты и оборудование.

Главная ценность автоматизации фулфилмента заключается не только в экономии времени. Она позволяет построить складской процесс, который способен масштабироваться вместе с интернет-магазином, не превращая рост продаж в постоянную необходимость нанимать новых сотрудников.