Смена склада — это перемещение товара, справочников, резервов и ответственности. Ошибка в любом из этих элементов может привести к отмене заказа, даже если сама перевозка прошла без задержек.
Ниже — пример графика для проекта, где возможна работа двух операторов в переходный период. Сроки условные: их нужно адаптировать к объёму, ассортименту, расстоянию и возможностям интеграций.
За 10–7 дней: согласовать правила перехода
Составьте перечень SKU и статусов запаса: доступный товар, резерв, брак, возвраты на проверке. Определите, кто обрабатывает заказы, поступившие до переключения, и куда приезжают возвраты по старым отправлениям.
Договоритесь о формате акта передачи, составе данных и порядке разбора расхождений. Назначьте ответственных с обеих сторон. Один и тот же товар не должен одновременно отображаться доступным на двух складах без согласованной схемы распределения.
За 6–4 дня: провести пробную передачу
Выберите небольшую репрезентативную партию: ходовую позицию, товар с вариантами и позицию с особыми условиями обработки. Проверьте соответствие артикулов, этикеток, единиц измерения и упаковочных инструкций.
Тестовая отгрузка нового оператора должна показать весь путь заказа, включая передачу статуса обратно продавцу. Успешная загрузка справочника ещё не доказывает готовность процесса.
За 3–1 день: перевозить партиями
Подберите очередность перемещения по оборачиваемости и текущим резервам. Сохраняйте на старом складе согласованный запас для переходных заказов, если выбранная схема это допускает.
В учёте выделите статус «в пути». Товар перестаёт быть доступным к продаже на старом складе по согласованному событию и становится доступным на новом только после подтверждения приёмки. Если интеграции не поддерживают такой сценарий, потребуется другой способ ограничения продаж на время перевозки.
День переключения: сверить заказы и остатки
- Зафиксировать границу, по которой заказы делятся между операторами.
- Проверить отсутствие двойных резервов.
- Сопоставить переданное и принятое количество.
- Убедиться, что витрины получают остатки из нужного источника.
- Проверить первые реальные отправления нового склада.
Следующие 3–5 дней: закрыть хвосты
Разберите расхождения, завершите старые заказы и уточните маршрут возвратов. Сохраните акты, перечень партий и результаты сверки. Проект заканчивается после согласования итогового состояния запаса, а не после последнего рейса машины.
Полностью исключить паузу в продажах удаётся не всегда. Иногда короткое согласованное ограничение доступности безопаснее, чем приём заказов на товар, местонахождение которого ещё не подтверждено.
Для расчёта перехода подготовьте количество SKU, объём товара, текущие резервы и схему продаж. Эти данные помогут составить график, привязанный к реальным операциям.
